Untuk meningkatkan kualitas mutu lembaga pendidikan Pusdiklat PAL Indonesia melalui United Registrar of Systems (URS) mengadakan surveillance Audit ISO 9001 : 2015 di ruang 1.5 Pusdiklat PAL Indonesia, Kamis 19 Mei 2022. Surveillance Audit ISO 9001 : 2015 menghadirkan dua (2) auditor yang dibagi menjadi dua (2) tim. Tim A dipimpin oleh Kodrat Tri Setyawan dan tim B dipimpin oleh Dinda Paramita. Hadir dalam acara ketua Yayasan Pusdiklat PAL Indonesia selaku top manajemen representative ISO 9001 : 2015 dan pengurus Yayasan serta manajemen sekolah didampingi oleh para asisten-asistennya.
Acara opening meeting audit ekternal ISO 9001 : 2015 dimulai pada pukul 08.30 WIB. Ketua Pusdiklat PAL Indonesia, Ir. Hery Sunaryo, menjelaskan Surveillance Audit ISO 9001 : 2015 merupakan kegiatan yang dilakukan Pusdiklat PAL Indonesia untuk mempertahankan Internasional Standar Operation (ISO) 9001 : 2015 yang telah diperoleh. Oleh sebab itu, sertifikasi harus dire-audit (surveillance) dalam setiap tahunnya. Manfaat dari penerapan ISO 9001 : 2015 adalah untuk menata struktur, proses, dan SDM yang ada di lembaga Pusdiklat PAL Indonesia melalui penilaian dari luar Yayasan Pusdiklat PAL Indonesia dalam bentuk eksternal audit ISO 9001 : 2015, mengetahui kekurangan-kekurangan yang ada di lembaga Yayasan Pusdiklat PAL Indonesia. Dengan adanya audit ekternal ISO 9001 : 2015 diharapkan dapat meningkatkan kinerja dan mutu dari setiap unit kerja di Yayasan Pusdiklat PAL Indonesia.
Audit ekternal ISO 9001 : 2015 dimulai pukul 09.00 WIB, berlangsung selama satu (1) hari dan selesai pada pukul 16.30 WIB. Semua elemen ruang lingkup yang dinyatakan telah diambil sampelnya oleh auditor dan sistem dan kontrol ditemukan di tempatnya masing-masing. Proses audit telah dilakukan di semua departemen yang terkait dengan lingkup audit. Metode audit adalah wawancara, pemeriksaan dokumen, observasi. Dari hasil audit dinyatakan bahwa tidak ditemukan adanya ketidaksesuaian atau Non Conformance Report (NCR) oleh kedua auditor, baik dalam dokumen atau dalam bentuk elektronik dalam audit eksternal ISO 9001 : 2015. Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 2015 telah efektif diterapkan di Yayasan Pusdiklat PAL Indonesia. Oleh karena itu, auditor memberikan rekomendasi kepada klien ini untuk melanjutkan sertifikasi ISO 9001 : 2015.
Hasil Temuan dan Saran Audit Eksternal ISO 9001 : 2015 Tahun 2022
| No | Saran | Kategori Temuan |
| Top Manajemen | Sudah menjalankan PDCA (Plan, Do, Check, Action) | – |
| Kesekretariatan dan Strategi, Mutu, Risiko | Job desk untuk penjaminan mutu telah ditingkatkan menjadi SMR (strategi, penjaminan mutu, manajemen Risiko). Tugas telah selesai dan job desk masih fokus pada jaminan kualitas saja. | PNC |
| Kesiswaan dan Bimbingan Konseling | Pertimbangkan untuk memberikan penghargaan (yaitu ucapan terima kasih) bagi siswa yang telah efektif mendukung promosi, yaitu keberhasilan untuk rekomendasi menjadi siswa baru SMK Teknik PAL Surabaya. | OFI |
| Kurikulum | – Risiko terkait pandemi covid-19 harus diidentifikasi.
– Beberapa komentar untuk perbaikan pastikan semua target dipantau dan dievaluasi secara formal (misalnya Target Kompetensi Dasar tersampaikan 100%).
|
PNC |
| Sarana dan Prasarana SMK | – Analisis Risiko telah disediakan namun harus diidentifikasi risiko bukan target. (misalnya “Dokumen pengadaan terdokumentasi dengan baik, inventaris harus diberikan kode” target tidak ada risiko)
– Beberapa komentar untuk target harus dipantau dan dievaluasi secara formal misalnya perbaikan instalasi listrik lt 3 ruang kelas, target 22 April (tidak dapat dicapai). Pastikan dengan membuat laporan evaluasi secara formal untuk target yang tidak tercapai.
|
PNC |
| Perpustakaan | Beberapa komentar untuk dipertimbangkan tentang menambah target jumlah pengunjung dan literasi. | PNC |
| Sarana dan Prasarana Yayasan | Pemeliharaan preventif telah ditentukan menggunakan Jadwal Perawatan Tahunan dan memastikan dokumen disimpan benar untuk memastikan pemeliharaan telah dilakukan sesuai jadwal. | PNC |
| Tata Usaha | Tidak ada temuan. | –
|
| Humas |
Tidak ada temuan. |
–
|
Note :
– OFI (Opportunity for Improvement) : Temuan yang bersifat saran untuk peningkatan sistem
– PNC (potential non conformity) : Ketidaksesuaian yang tidak berpotensi mempengaruhi sistem